Cum să vă stocați corect documentele administrative?

Fără stocare adecvată, nu este întotdeauna ușor să vă găsiți documentele administrative. Într-adevăr, cum să găsiți o factură de vânzare datând din 2001, dacă este îngrămădită într-o cutie cu alte acte? Pentru a evita pierderea timpului săpând prin mai multe cutii pentru a găsi un document, iată câteva sfaturi de stocare.

Cât timp trebuie să vă păstrați hârtiile?

Este important să păstrați aceste documente administrative , dar au și data de expirare. Astfel, după o anumită perioadă, nu mai este necesară păstrarea anumitor documente precum facturi și declarații de tot felul. Iată un rezumat al perioadelor în care este recomandabil să păstrați diferitele tipuri de hârtie:

1 an: telefon, internet sau facturi de mutare sau dovada plății unui PV.
2 ani: declarații de indemnizație de familie, onorarii medicului, scrisori de reziliere a contractului, acte de securitate socială și securitate reciprocă, precum și documente de credit.
3 ani: avize de licență audiovizuală și declarații de impozit pe venit.
5 ani: facturi de apă și energie electrică, chitanțe și cheltuieli de închiriere, facturi la gaz, certificate de plată a impozitelor, contractul de închiriere și dovada plății plăților de întreținere.
10 ani: extrase bancare, fișe de plată, credite ipotecare, contracte de asigurare de viață după data decesului etc.
30 de ani: facturi de reparații auto, facturi de construcții, facturi de spitale și IOU civile.
Durata de viață: contract de căsătorie, carte de evidență a familiei, carte de evidență militară, diplome, testamente, titluri de proprietate, donații, dosar de sănătate, certificat de vaccinare, dosare medicale, fișe de plată, certificate de adopție, contracte de muncă ...

Cel mai bun truc pentru a avea o casă ordonată este să păstrezi minimul . Nu este necesar să păstrați toate scrisorile și hârtiile primite. Prin urmare, este necesar să aruncați imediat hârtiile care nu sunt utile.

Depozitarea documentelor de zi cu zi

Pentru a face ordine, trebuie să faceți distincția între documentele de zi cu zi și alte fișiere. Documentele actuale sunt cele care sunt consultate frecvent și, prin urmare, trebuie să fie într-un loc ușor accesibil. Documentele care sunt rareori consultate pot fi depuse în cutii sau în partea de sus a unui raft. Iată câteva tipuri de stocare pentru diferitele tipuri de hârtie:

Cămașe în diferite culori

Culorile sunt folosite pentru a diferenția documentele unele de altele. În fiecare dosar, ar trebui să utilizați și buzunare pentru a clasifica hârtiile: un buzunar pentru taxe, un buzunar pentru documentele FED, altul pentru facturile de apă etc.

Cămăși cu țeavă

Dosarele cu șanțuri sunt convenabile pentru stocarea documentelor voluminoase. Un dosar face astfel posibilă clasificarea diferitelor documente referitoare la un singur subiect (exemplu: toate lucrările referitoare la construcția unei case).

Lianți inelari

Sunt practice pentru consultarea cu ușurință a documentelor, fără a le detașa din depozit. În plus, hârtiile pot fi separate prin separatoare pentru a le putea găsi mai ușor. Separatoarele pot afișa, de asemenea, indicații pentru a facilita sarcina în căutări. Acestea pot fi aranjate în ordine alfabetică, după dată etc.

Mobilier cu sertare

Dacă hârtiile care trebuie depozitate sunt în număr mare, este mai bine să optați pentru un dulap. Acesta din urmă are sertare în care diferitele documente sunt suspendate pe bare și sunt ușor accesibile.

Ordonează documentele administrative

Desigur, utilizarea unui spațiu de stocare adecvat facilitează clasificarea fișierelor, dar este, de asemenea, important să știți cum să aranjați documentele în funcție de tipul lor. Iată un exemplu de clasificare pentru a facilita cercetarea:

Dosar de familie: conține toate actele referitoare la familie, cum ar fi certificatul de căsătorie, actele de identitate, pașapoartele, certificatele de naștere etc.
Dosar educațional: certificat educațional, documente referitoare la îngrijirea copilului etc.
Dosar fiscal: declarații de impozit pe venit, impozite pe locuințe etc.
Dosar sanitar: fișe medicale, rețete, examene medicale (radio, scaner, ultrasunete etc.) ...
Dosar facturi: servicii (apă, gaz, electricitate, telefon, Internet etc.), facturi pentru bunuri și lucrări etc.
Dosar de asigurare: contracte de asigurare auto și locuință, asigurări de viață, daune, certificate de autenticitate ...
Dosar profesional: contract de muncă, fișe de plată, dosar de cerere, CV, diplome ...
Dosar de locuințe: contract de închiriere, chitanță de închiriere, scrisori proprietar / chiriaș ...
Dosar bancar: extrase de cont, contract, ordin de transfer ...

Arhivarea documentelor administrative

În mod ideal, unele documente ar trebui arhivate cel puțin o dată pe an . Fișierele arhivate sunt bine aranjate în cutii după dată sau alfabetic și după subiect. Din nou, cel mai bine este să folosiți o culoare pentru fiecare temă. Iată un exemplu de stocare în detaliu:

Cămașă roz pentru facturi, galben pentru finanțe, albastru pentru asigurări ...
Sortare după ordine: ordine alfabetică de la A la Z sau după dată (după lună, apoi după an). Acest lucru face ușoară diferențierea dintre documentele mai noi și cele mai vechi.

Cel mai important lucru este să faci un aranjament fluid care să faciliteze găsirea unei facturi de apă pentru luna ianuarie a anului trecut, de exemplu. Dacă hârtia este încă dificil de găsit în ciuda faptului că este ordonată, este necesar să revizuiți tehnicile de depozitare.

Alte sfaturi pentru a vă ordona documentele administrative

Este mai ușor să depozitați atunci când există mai puțină hârtie de păstrat. Pe lângă sortarea și scăparea documentelor învechite, este posibilă și utilizarea facturării online pentru a primi mai puțin e-mail acasă. Cu toate acestea, este necesar să efectuați în mod regulat copii de siguranță pe mai multe suporturi pentru a evita pierderea. Pentru securitate suplimentară, ar trebui făcute copii de siguranță online pentru documente importante.

Când sosesc scrisorile, este important să le înregistrați în prealabil pentru a le împiedica să se acumuleze luni de zile într-un colț al biroului. Scrisorile urgente trebuie citite imediat, în timp ce altele pot fi sortate în ordine de prioritate. Este recomandabil să aveți un organizator de birou care să stocheze hârtiile importante care necesită acțiune (plata unei facturi, citație ...) și hârtiile care trebuie depuse (extrase bancare, facturi de debitare automate ...). Acest truc vă permite să scăpați imediat de hârtia învechită care poate fi aruncată, de exemplu fluturași și reclame.